Kurs języka XML

Faktury elektroniczne

Skorzystanie z tego poradnika jest najlepszym sposobem, aby dowiedzieć się czym jest e-faktura, ile można na tym zyskać i że to wcale nie jest takie trudne. Warto zapisać się na listę subskrypcyjną, ponieważ dokument ten będzie na bieżąco rozszerzany. A więc zrób to teraz!

E, Faktura!

Od końca marca 2005 są podstawy prawne do stosowania w Polsce faktury elektronicznej bez potrzeby dodatkowego obiegu na papierze. Wcześniejsze przepisy o podpisie elektronicznym dawały już taką podstawę, dodatkowo istotne są zobowiązania wobec Unii Europejskiej, teraz mamy już zmianę w definicji faktury. Co daje obieg elektroniczny? Dotychczasowi użytkownicy platform wymiany faktur elektronicznych (przy czym dodatkowo wymieniane były dokumenty na papierze, dla formalności) to głównie sieci handlowe. A więc jest to szczególnie przydatne kiedy dokumentów sprzedaży przychodzi do firmy sporo, i można je usystematyzować. Krótko mówiąc: Jeżeli ręczne wprowadzanie faktur od dostawców staje się kłopotliwe, najwyższy czas na e-faktury!

E-faktury? OK, ale dla kogo?

No dobrze, ale co jeśli moja firma nie jest hurtownią ani siecią hurtowni, ani nawet gigantycznym sklepem? Faktura elektroniczna obniża koszta związane z wprowadzaniem do wewnętrzej księgowości firmy danych z faktury. Po wdrożeniu odpowiedniego systemu powinno odbywać się to automatycznie. Przykładowo, otrzymaliśmy fakturę od usługodawcy internetowego za kolejny rok z góry, a ponieważ nasz ISP ma w zwyczaju przysyłać faktury o miesiąc za wcześnie, zapomniamy o niej i dowiadujemy się w momencie, kiedy przestaje działać nasza strona www. W przypadku faktur elektronicznych to żadna sztuka mieć wszystko pod kontrolą i nie dopuszczać do podobnych sytuacji, system komputerowy sam odczyta termin płatności i przypomni w odpowiedniej chwili, nie mówiąc już o planowaniu wydatków. Opisana powyżej sytuacja nie zdarzy się oczywiście w większej firmie, ale gdzie indziej jest to możliwe. Dobrze, jeżeli odbieranie dokumentów elektronicznych będzie połączone z całym systemem informatycznym firmy, ale nawet proste zapisywanie e-faktur jest dużo lepsze niż trzymanie ich starych papierowych odpowiedników, choćby dlatego, że łatwiej je będzie sortować, by nie pominąć np. ważnego klienta czy dostawcy. Nie bez znaczenia jest też przyspieszenie całej procedury, ponieważ czynność związana z przyjęciem faktury sprowadza się do jej akceptacji, duża część pracy jeśli nie całość, zostaje zlecona komputerom. Oczywiście, e-faktura sprzyja automatyzacji pewnych procesów, które i tak powinny być zautomatyzowane. E-faktura to nie tylko faktura w wersji elektronicznej, to także nowe podejście do wymiany informacji między podmiotami. Można przecież przy okazji wymienić inne informacje, których na standardowej fakturze w ogóle nie było albo były podane w formie mniej klarownej.

Mam już komputer i co teraz?

Podstawową cechą, która odróżnia e-fakturę od zwykłego dokumentu w Wordzie jest podpis elektroniczny. Podpis ten tak jest skonstruowany, że po uzyskaniu pewnego unikalnego zestawu informacji, który można porównać z pieczątką, jest możliwe takie oznaczenie dokumentów elektronicznych, obecnych tylko w pamięci komputerów, aby pewne było ich pochodzenie i niezmienny stan od czasu ich sporządzenia. Co więcej, aby udowodnić że dana faktura pochodzi faktycznie od oczekwianego podmiotu nie jest już potrzebna analiza podpisu itp., teraz wystarczy mniej niż sekunda pracy komputera.

Word, Excel i tym podobne

Każdy plik przechowywany na komputerze można podpisać elektronicznie. Ale żeby skorzystać na e-fakturach i dokumentach elektronicznych jak najwięcej, oszczędzić czas i pieniądze a czasem nawet nerwy, potrzebny jest format lepszy niż stosowane tradycyjnie. Idealnym rozwiązaniem jest XML, który pozwala indywidualnie określić zakres informacji zawartych w dokumencie przy zachowaniu łatwości ponownego wykorzystania raz już wprowadzonych w komputer informacji. Krótko mówiąc, przy zapisaniu informacji w formacie XML, czas potrzebny na wyłuskanie danych z dokumentu jest równy przygotowaniu oprogramowania do rozpoznania dokumentu XML za pierwszym razem. Każdy następny dokument będzie można wyłuskać i wprowadzić do systemu informatycznego w firmie zupełnie automatycznie. Oczywiście jest możliwe ustalenie jednego formatu opartego na XML-u, tak żeby nawet za pierwszym razem odbyło się to automatycznie. I takie formaty istnieją, jednak nadal, używając jako podstawy standardowego formatu, jesteśmy w stanie zaopatrzyć dokument w specyficzne dla naszych działań informacje. I będzie to równie proste, jak otwarcie pliku w Excelu. Nie do wiary, a jednak to prawda.